# Gestionarea și arhivarea datelor

*Documentație ePsihologie — secțiunea Bune practici & deontologie*

*Ultima actualizare: 2025-12-26*

Respectarea demnității și a confidențialității clienților este o obligație etică fundamentală. Legea nr. 213/2004 privind exercitarea profesiei de psiholog, Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Codul deontologic al profesiei impun colectarea doar a datelor necesare, păstrarea lor în siguranță și eliminarea acestora la expirarea termenelor legale

- **Date strict necesare:** Codul deontologic limitează colectarea la informațiile relevante pentru serviciul psihologic și obligă la obținerea consimțământului informat. Datele de sănătate sunt considerate sensibile și au regim de protecție special
- **Dreptul de a refuza și excepții:** Clientul poate renunța la terapie oricând; psihologul poate interveni fără consimțământ doar în caz de pericol iminent (ex. risc de suicid)
- **Consimțământ pentru minori:** GDPR permite adolescenților de peste 16 ani să-și dea acordul pentru prelucrarea datelor, dar în România se recomandă obținerea consimțământului scris al părintelui sau tutorelui până la 18 ani

**Durata de păstrare și distrugerea datelor presupun un interval de timp:**

1. **Păstrare minimă**
   Rezultatele evaluărilor, notele și înregistrările trebuie păstrate cel puțin 10 ani după încheierea relației profesionale.După această perioadă datele se elimină definitiv, astfel încât să nu mai poată fi reconstruite. O păstrare mai îndelungată este permisă doar dacă există motive întemeiate și dacă securitatea informațiilor este asigurată.
2. **Distrugere**
   După această perioadă datele se elimină definitiv, astfel încât să nu mai poată fi reconstruite. O păstrare mai îndelungată este permisă doar dacă există motive întemeiate și dacă securitatea informațiilor este asigurată.

**Clientul are anumite drepturi asupra datelor sale:**

1. **are acces la dosar**
   Clienții au dreptul să primească o copie a fișei; cererea trebuie soluționată în cel mult o lună. Prima copie este gratuită, iar pentru copiile suplimentare se poate percepe un tarif rezonabil.
2. **are drept la rectificare**
   Orice informație factuală inexactă (ex. adresă greșită) se corectează la cererea persoanei. Dacă clientul contestă o afirmație dintr-o notă, aceasta nu se șterge, ci se adaugă o mențiune că declarația este contestată.
3. **poate solicita transfer către alt psiholog**
   dosarele se pot transmite altui specialist doar cu consimțământul explicit al clientului.

## Păstrarea și securizarea dosarelor are loc în anumite condiții:

| natura datelor | condiții | risc/recomandare |
| --- | --- | --- |
| Dosarele fizice | se păstrează în dulapuri închise la cheie, accesibile doar psihologului sau personalului desemnat | sunt vulnerabile la furt, incendii sau inundații, de aceea se recomandă scanarea periodică pentru backup. |
| Dosare electronice | oferă căutare rapidă și copiile de siguranță pot fi automatizate, dar necesită măsuri stricte de securitate | a) autentificare cu doi factori (2FA): necesită două dovezi de identitate și reduce considerabil riscul de acces neautorizat; b) backup zilnic pe servere conforme GDPR; c) politici de acces care stabilesc roluri, parole complexe și schimbarea regulată a acestora; |

## Accesul la dosar

1. **Clientul (Drept acordat prin GDPR)**
   Are dreptul să solicite o copie a fișei sale.
2. **Reprezentant legal**
   Părintele/tutorele are drept de acces la fișa minorului.
3. **Alt psiholog (pentru transferul cazului)**
   Dacă clientul se mută la alt terapeut, acesta poate solicita **fișa pentru continuitate**. Se transmit doar cu **consimțământul scris** al clientului.
4. **Instanța judecătorească**
   Dacă un judecător emite **ordonanță** de furnizare dosar (ex: caz de custodie, litigiu), trebuie să răspunzi. Se consultă un avocat pentru a verifica legalitatea cererii.
5. **Autorități**
   **Nu** se transmit fără mandat judecătoresc. Dacă poliția sună și cere informații, răspunzi: "Din motive de confidențialitate, pot furniza doar cu ordin instanței." Dacă clientul este **pericol iminent** (suicid, omor), poți informa 112 fără consimțământ (vezi regula "Risc iminent").

## Bibliografie

- Colegiul Psihologilor din România. (2018). Codul deontologic al profesiei de psiholog cu drept de liberă practică. Aprobat prin Hotărârea nr. 1 din 24 noiembrie 2018, publicat în Monitorul Oficial nr. 143 din 22 februarie 2019, cu modificările și completările ulterioare.

> **Sfat — Pentru informații complete și exacte, recomandăm:**
>
> GDPR și orientările Comitetului european pentru protecția datelor (reguli privind termenul de răspuns la solicitările persoanelor vizate, dreptul la rectificare și notificarea breșelor în 72 de ore). Articole despre securitatea informatică, importanța criptării și a autentificării cu doi factori (microsoft)

## FAQ

**Pot ține jurnal personal separat de fișa oficială?**
Da. Este chiar recomandat pentru supervizare/autoreflecție. Dar jurnalul trebuie securizat. Dacă instanța cere "toate notele despre client X", s-ar putea să fie cerut și jurnalul.

Trebuie să scanez dosarele fizice?
Nu este obligatoriu, dar este recomandat (backup în caz de incendiu/inundație). Scanările se păstrează criptate.

**Pot păstra dosare mai mult de 5 ani?**
Da. Termenul de 5 ani este minim legal. Poți păstra 10, 20 ani sau indefinit (dacă ai spațiu și securitate). Unii psihologi păstrează toată viața pentru continuitate (clienții se întorc după ani).

---
Sursa canonică: https://www.epsi.ro/docs/bune-practici/gestionare-date
ePsihologie — platformă de administrare a cabinetelor de psihologie din România. Domeniu canonic: https://www.epsi.ro