# Conectare SPV (e-Factura)

*Documentație ePsihologie — secțiunea Contabilitate*

*Ultima actualizare: 2025-12-26*

Din ianuarie 2025, toate facturile emise de un cabinet de psihologie trebuie trimise electronic către ANAF — indiferent dacă facturezi către o persoană fizică, o firmă sau o instituție. Sistemul prin care se face asta se numește SPV (Spațiul Privat Virtual), iar procesul se numește e-Factura.

ePsi se ocupă de toată partea tehnică: odată ce îți conectezi semnătura electronică, facturile tale ajung automat în SPV. Tu emiți factura ca de obicei — restul se întâmplă automat.

> **Info — De ce trebuie să fac asta?**
>
> Este obligatoriu prin lege. Fiecare factură trebuie transmisă în SPV în maximum **5 zile calendaristice** de la emitere. Nerespectarea termenului atrage amenzi de la 2.500 lei. Vestea bună: conectarea se face o singură dată și durează circa 15-20 de minute.

## Ce ai nevoie înainte să începi

- **Semnătură electronică:** O achiziționezi de la un furnizor autorizat (ex: certSIGN, Namirial). Există două variante:

**În Cloud** (recomandată) — pe bază de aplicație mobilă, preț mai mic, mai simplu de utilizat.
**Pe stick USB** — un dispozitiv fizic pe care îl conectezi la laptop.

Nu există diferență legală între cele două — alegi ce ți se potrivește.
- **Cont SPV activ la ANAF:** Dacă ai deschis deja cabinetul și ai CIF-ul, cel mai probabil ai deja cont SPV. Dacă nu, furnizorul semnăturii electronice îți va da un document PDF pe care îl semnezi electronic și îl trimiți la ANAF — ei îți activează contul.

Acest pas se face o singură dată.

## Pașii de conectare în ePsi

1. **Deschide secțiunea Contabilitate**
   Din meniul principal, navighezi la **Contabilitate**. Vei vedea un buton sau un banner care te invită să îți conectezi semnătura electronică.
2. **Autorizează accesul la SPV**
   Apeși pe **Autorizare SPV**. Browserul te redirecționează către pagina de autorizare. Aici folosești semnătura electronică (aplicația mobilă sau stick-ul USB) pentru a semna autorizarea.
   
   Practic, îi spui ANAF-ului: sunt de acord ca ePsi să trimită facturi în numele meu.
3. **Confirmare**
   După semnare, ești redirecționat înapoi în ePsi. Vei vedea confirmarea că semnătura a fost conectată cu succes. Din acest moment, facturile tale pot fi trimise automat în SPV.

> **Bine de știut — Gata!**
>
> Conectarea s-a realizat. De acum, de fiecare dată când emiți o factură în ePsi, aceasta poate fi trimisă automat în SPV — fără niciun pas suplimentar din partea ta.

## Trimitere automată vs. manuală

- **Trimitere automată (recomandată):** ePsi verifică periodic dacă ai facturi netrimise și le transmite automat în SPV. Poți configura frecvența din setări.

Avantaj: nu trebuie să te gândești la asta — facturile ajung la ANAF fără intervenția ta.
- **Trimitere manuală:** Trimiți fiecare factură individual, din lista de facturi: **Acțiuni > Trimite în SPV**.

Utilă dacă vrei să verifici fiecare factură înainte de trimitere.

> **Sfat — Recomandare**
>
> Chiar dacă folosești trimiterea automată, verifică ocazional din lista de facturi că toate au statusul **Trimis**. Dacă vezi o factură cu status **Netrimis**, o poți retrimite manual.

## Setări și notificări

După conectare, în secțiunea **Contabilitate > Setări SPV** poți configura:

- **Trimitere automată** — activează sau dezactivează trimiterea automată a facturilor în SPV
- **Notificări facturi primite** — primești email când un furnizor îți trimite o factură în SPV (util pentru a ține evidența cheltuielilor)
- **Notificări de eroare** — mereu active, nu pot fi dezactivate. Te anunță imediat dacă o factură nu a putut fi trimisă (important pentru a respecta termenul de 5 zile)

## Expirarea semnăturii electronice

Semnăturile electronice au o perioadă de valabilitate — de obicei 1 an sau 2 ani, în funcție de furnizor și de abonamentul ales.

> **Atenție — ePsi te anunță din timp**
>
> Cu aproximativ 30 de zile înainte de expirare, vei primi o notificare în platformă și pe email. Când semnătura expiră:
> 
> 1. **Reînnoiește** semnătura la furnizorul de la care ai cumpărat-o
> 2. Revino în ePsi > **Contabilitate** > reautorizează conectarea SPV
> 3. Procesul este identic cu conectarea inițială și durează câteva minute
> 
> Dacă semnătura expiră și nu o reînnoiești, facturile nu vor mai putea fi trimise în SPV.

## Ce faci dacă apare o eroare

Uneori SPV poate respinge o factură. Motivele cele mai frecvente:

- **Date incomplete sau greșite** pe factură (CUI invalid, adresă lipsă)
- **Semnătura electronică expirată** — reînnoiește-o și reautorizează
- **Probleme temporare ANAF** — sistemul SPV poate fi indisponibil; retrimite mai târziu

> **Info — Vei fi notificat**
>
> În toate cazurile, ePsi te notifică automat pe email dacă o factură nu a putut fi trimisă. Notificările de eroare sunt mereu active și nu pot fi dezactivate — sunt critice pentru conformitatea fiscală.

## Dacă vii de la alt soft de contabilitate

Dacă ai folosit anterior un alt program de facturare (Oblio, SmartBill, FGO, SOLO sau altul), facturile emise acolo rămân valide — ele au fost deja trimise în SPV prin vechiul soft.

În ePsi, de acum încolo, vei emite facturi noi. Dar pentru facturile vechi, este important să păstrezi o arhivă proprie. Legislația fiscală obligă la păstrarea documentelor contabile timp de minimum 5 ani.

> **Sfat — Unde păstrezi facturile vechi?**
>
> Recomandăm să descarci PDF-urile facturilor din vechiul program și să le încarci în **Cabinet > Documente**, în Google Drive-ul tău personal. Astfel ai toate documentele contabile într-un singur loc, organizate și la îndemână.

## Întrebări frecvente

- **Cât costă semnătura electronică?:** Între **50 și 200 RON/an**, în funcție de furnizor. Varianta în Cloud este de obicei mai ieftină. COPSI oferă periodic coduri de reducere prin email membrilor cu cotizația la zi.
- **Pot folosi aceeași semnătură și pentru alte lucruri?:** **Da.** Semnătura electronică funcționează pentru orice interacțiune cu ANAF (declarații, documente SPV) și poate fi folosită și pentru alte instituții.
- **Ce se întâmplă dacă nu trimit factura în 5 zile?:** Riști o amendă de la **2.500 lei**. De aceea recomandăm trimiterea automată — ePsi se asigură că facturile ajung la ANAF la timp.
- **Trebuie să fac ceva la fiecare factură?:** **Nu**, dacă ai activat trimiterea automată. Emiți factura normal, iar ePsi o trimite singur în SPV. Verifică doar ocazional statusul din lista de facturi.

---
Sursa canonică: https://www.epsi.ro/docs/contabilitate/conectare-spv
ePsihologie — platformă de administrare a cabinetelor de psihologie din România. Domeniu canonic: https://www.epsi.ro