# Emiterea facturilor

*Documentație ePsihologie — secțiunea Contabilitate*

*Ultima actualizare: 2025-12-26*

Factura este un document fiscal care atestă prestarea unui serviciu și stabilește obligația de plată a beneficiarului. Pentru psihologii care desfășoară activitate independentă prin CIP sau SCPA, factura trebuie emisă atunci când:

- se încasează bani pentru ședințe sau evaluări
- se prestează un serviciu contra cost
- se livrează pachete de servicii
- se prestează servicii către persoane juridice

> **Atenție — e-Factura — obligatorie din 2025**
>
> Toate facturile emise trebuie transmise electronic în SPV (Spațiul Privat Virtual al ANAF), indiferent de tipul beneficiarului. Termenul de transmitere este de **maximum 5 zile calendaristice** de la data emiterii. Nerespectarea atrage amenzi de la 2.500 lei.
> 
> ePsi automatizează acest proces: odată conectată semnătura electronică, facturile se transmit automat în SPV după emitere.

## 1. Crearea unei facturi

Din secțiunea **Contabilitate → Facturi**, apeși pe Emite Factură. Formularul preia automat datele cabinetului și îți permite să selectezi clientul, serviciul și detaliile facturii. Poți emite trei tipuri de documente: **Factură**, **Chitanță** (pentru plăți cash) și **Proformă**.

1. **Selectează clientul**
   Alegi clientul din lista existentă. Datele de identificare (nume, CNP/CUI, adresă) sunt preluate automat din fișa clientului.
2. **Adaugă serviciile prestate**
   Selectezi serviciul, cantitatea, prețul unitar. Poți adăuga mai multe linii pe aceeași factură (ex: 4 ședințe + 1 evaluare).
3. **Configurează detaliile**
   Data emiterii, scadența (1-60 zile), metoda de plată (cash, card, transfer bancar), seria de facturare și note suplimentare (mențiuni).
4. **Generează și trimite**
   Apeși Generează Factura. PDF-ul este creat automat și poate fi trimis clientului pe email, WhatsApp sau printr-un link securizat de partajare.

> **Sfat — Facturare din programări**
>
> Poți crea o factură direct din contextul unei programări finalizate — datele clientului și ale serviciului sunt pre-completate automat, economisind timp.

## 2. Structura Facturii

Factura generată conține toate elementele obligatorii conform Ord. ANAF 2634/2015:

| Element | Exemplu |
| --- | --- |
| Serie și număr | EPSI 00123 |
| Data emiterii | 15.03.2026 |
| Furnizor | Cabinet Individual Psihologie Popescu Ion, CIF 12345678, Str. Victoriei nr. 10, București |
| Client | Ionescu Maria, CNP 1234567890123, Adresa... |
| Servicii prestate | Consultație psihologică (50 min) — 200 RON |
| Total de plată | 200 RON |

> **Sfat — În legătură cu persoanele fizice:**
>
> La crearea facturilor pentru persoane fizice, introducerea CUI-ului nu este necesară și poate fi completată cu „0000000000”. CUI-ul devine obligatoriu doar în cazul facturilor care urmează să fie decontate prin CAS.

## 3. Serie și Numerotare

Facturile trebuie numerotate cronologic și fără întreruperi conform legii.

- **Serie Unică (Recomandat):** O singură serie pentru toate facturile.
Numerotare: EPSI 00001, EPSI 00002, ..., EPSI 09999
- **Serie Anuală:** Seria se schimbă la fiecare an.
Numerotare: EPSI-2026/00001, EPSI-2026/00002, ...
La 1 ianuarie 2027: EPSI-2027/00001

Sistemul nu permite duplicate sau numere lipsă (ex: nu poți avea 00123 și apoi 00125 fără să existe 00124).

## 4. Facturi Storno (Anulare)

Dacă emiti o factură greșită:

1. **NU Șterge Factura**
   Conform legii, facturile emise nu pot fi șterse din evidență. Trebuie anulate printr-o factură storno.
2. **Emite Factură Storno**
   Din lista de facturi: Acțiuni → Storno. Sistemul creează automat o factură nouă cu valori negative (ex: -200 RON).
3. **Emite Factura Corectă**
   Acum poți emite factura corectă cu datele corecte.

> **Info — Factură Storno vs. Notă de Credit**
>
> **Factura storno** = anulare totală (aduci factura la zero).
> **Nota de credit** = anulare parțială (ex: returnare sumă pentru anulare consultație).

## 5. Registrul de Încasări și Plăți

Conform Legii Contabilității, cabinetele în regim de partidă simplă (majoritatea CIP-urilor) trebuie să țină un Registru Jurnal de Încasări și Plăți. ePsi generează automat acest registru:

| Data | Nr. Document | Client | Descriere | Încasări | Plăți | Sold |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 15.03 | EPSI-00123 | Ionescu M. | Consultație | 200 | - | 200 |
| 16.03 | EPSI-00124 | Popescu A. | Evaluare | 350 | - | 550 |
| 17.03 | - | Furnizor X | Chirie cabinet | - | 500 | 50 |

**Export**: PDF sau Excel, pentru contabil sau declarații fiscale.

## 6. Încasări și Metode de Plată

Pentru fiecare factură, marchezi metoda de încasare:

- **Numerar:** Primești banii cash. Se generează automat o chitanță asociată facturii, iar plata se înregistrează în registrul de casă.
- **Card Bancar:** Plată prin POS sau online. Factura se marchează ca încasată.
- **Transfer Bancar:** Clientul plătește în contul IBAN al cabinetului. Marchezi manual încasarea.

## 7. Partajarea Facturilor

Fiecare factură poate fi partajată cu clientul prin mai multe metode:

- **Email** — trimite factura PDF direct pe adresa clientului din fișă
- **Link securizat** — generează un link protejat (HMAC-SHA256) care nu necesită autentificare; clientul poate vizualiza și descărca factura
- **WhatsApp** — trimite link-ul de partajare direct pe WhatsApp

## 8. Integrarea cu SPV (e-Factura)

După conectarea semnăturii electronice în ePsi, facturile sunt transmise automat în SPV. Din lista de facturi poți vedea statusul fiecărei facturi:

- **Trimis:** Factura a fost transmisă cu succes în SPV și este vizibilă în sistemul ANAF.
- **Netrimis:** Factura nu a fost încă transmisă. Poți retrimite manual din Acțiuni → Trimite în SPV.

> **Atenție — Notificări SPV**
>
> ePsi te notifică automat prin email când:
> - O factură nu a putut fi trimisă în SPV (eroare)
> - Primești o factură de la un furnizor în SPV
> - Semnătura electronică este pe cale să expire
> 
> Notificările de eroare sunt **mereu active** și nu pot fi dezactivate — sunt critice pentru conformitatea fiscală.

## Întrebări frecvente

- **Trebuie să emit factură pentru fiecare consultație?:** **Da, factura trebuie emisă și pentru persoanele fizice, juridice si guvernamentale (B2C,B2B,B2G)**

Indiferent dacă clientul este persoană juridică sau fizică, prestarea unui serviciu trebuie documentată prin factură, conform legislației fiscale. Chitanța poate însoți plata în numerar, dar nu înlocuiește factura.
- **Pot emite factura la finalul lunii pentru toate ședințele?:** **Da**, dacă ai acord cu clientul. Emiți o factură cumulată: "Servicii psihologice luna martie 2026 (4 ședințe) — 800 RON".
- **Ce fac dacă uit să emit o factură?:** O emiți retroactiv, cu data prestării serviciului. Sistemul permite acest lucru, cu o notă explicativă în registru.
- **Pot avea mai multe serii de facturi?:** **Da**, dacă ai mai multe forme de exercitare (ex: CIP pentru consultații + SRL pentru training-uri). Fiecare entitate juridică are seria sa.

---
Sursa canonică: https://www.epsi.ro/docs/contabilitate/emitere-facturi
ePsihologie — platformă de administrare a cabinetelor de psihologie din România. Domeniu canonic: https://www.epsi.ro