Conectare SPV (e-Factura)

Din ianuarie 2025, toate facturile emise de un cabinet de psihologie trebuie trimise electronic către ANAF — indiferent dacă facturezi către o persoană fizică, o firmă sau o instituție. Sistemul prin care se face asta se numește SPV (Spațiul Privat Virtual), iar procesul se numește e-Factura.

ePsi se ocupă de toată partea tehnică: odată ce îți conectezi semnătura electronică, facturile tale ajung automat în SPV. Tu emiți factura ca de obicei — restul se întâmplă automat.

Gestionează-ți cabinetul cu ePsi — calendar, clienți, facturi, totul într-un singur loc.

Cont gratuit

De ce trebuie să fac asta?

Este obligatoriu prin lege. Fiecare factură trebuie transmisă în SPV în maximum 5 zile calendaristice de la emitere. Nerespectarea termenului atrage amenzi de la 2.500 lei. Vestea bună: conectarea se face o singură dată și durează circa 15-20 de minute.

Ce ai nevoie înainte să începi

Semnătură electronică

O achiziționezi de la un furnizor autorizat (ex: certSIGN, Namirial). Există două variante:

În Cloud (recomandată) — pe bază de aplicație mobilă, preț mai mic, mai simplu de utilizat.
Pe stick USB — un dispozitiv fizic pe care îl conectezi la laptop.

Nu există diferență legală între cele două — alegi ce ți se potrivește.

Cont SPV activ la ANAF

Dacă ai deschis deja cabinetul și ai CIF-ul, cel mai probabil ai deja cont SPV. Dacă nu, furnizorul semnăturii electronice îți va da un document PDF pe care îl semnezi electronic și îl trimiți la ANAF — ei îți activează contul.

Acest pas se face o singură dată.

Pașii de conectare în ePsi

Deschide secțiunea Contabilitate

Din meniul principal, navighezi la Contabilitate. Vei vedea un buton sau un banner care te invită să îți conectezi semnătura electronică.

Autorizează accesul la SPV

Apeși pe Autorizare SPV. Browserul te redirecționează către pagina de autorizare. Aici folosești semnătura electronică (aplicația mobilă sau stick-ul USB) pentru a semna autorizarea.

Practic, îi spui ANAF-ului: sunt de acord ca ePsi să trimită facturi în numele meu.

Confirmare

După semnare, ești redirecționat înapoi în ePsi. Vei vedea confirmarea că semnătura a fost conectată cu succes. Din acest moment, facturile tale pot fi trimise automat în SPV.

Gata!

Conectarea s-a realizat. De acum, de fiecare dată când emiți o factură în ePsi, aceasta poate fi trimisă automat în SPV — fără niciun pas suplimentar din partea ta.

Trimitere automată vs. manuală

Trimitere automată (recomandată)

ePsi verifică periodic dacă ai facturi netrimise și le transmite automat în SPV. Poți configura frecvența din setări.

Avantaj: nu trebuie să te gândești la asta — facturile ajung la ANAF fără intervenția ta.

Trimitere manuală

Trimiți fiecare factură individual, din lista de facturi: Acțiuni > Trimite în SPV.

Utilă dacă vrei să verifici fiecare factură înainte de trimitere.

Recomandare

Chiar dacă folosești trimiterea automată, verifică ocazional din lista de facturi că toate au statusul Trimis. Dacă vezi o factură cu status Netrimis, o poți retrimite manual.

Setări și notificări

După conectare, în secțiunea Contabilitate > Setări SPV poți configura:

Trimitere automată — activează sau dezactivează trimiterea automată a facturilor în SPV
Notificări facturi primite — primești email când un furnizor îți trimite o factură în SPV (util pentru a ține evidența cheltuielilor)
Notificări de eroare — mereu active, nu pot fi dezactivate. Te anunță imediat dacă o factură nu a putut fi trimisă (important pentru a respecta termenul de 5 zile)

Păstrează-ți cabinetul organizat cu ePsi

Calendar, clienți, facturare automată și profil profesional public.

Începe acum

Expirarea semnăturii electronice

Semnăturile electronice au o perioadă de valabilitate — de obicei 1 an sau 2 ani, în funcție de furnizor și de abonamentul ales.

ePsi te anunță din timp

Cu aproximativ 30 de zile înainte de expirare, vei primi o notificare în platformă și pe email. Când semnătura expiră:

1. Reînnoiește semnătura la furnizorul de la care ai cumpărat-o
2. Revino în ePsi > Contabilitate > reautorizează conectarea SPV
3. Procesul este identic cu conectarea inițială și durează câteva minute

Dacă semnătura expiră și nu o reînnoiești, facturile nu vor mai putea fi trimise în SPV.

Ce faci dacă apare o eroare

Uneori SPV poate respinge o factură. Motivele cele mai frecvente:

Date incomplete sau greșite pe factură (CUI invalid, adresă lipsă)
Semnătura electronică expirată — reînnoiește-o și reautorizează
Probleme temporare ANAF — sistemul SPV poate fi indisponibil; retrimite mai târziu

Vei fi notificat

În toate cazurile, ePsi te notifică automat pe email dacă o factură nu a putut fi trimisă. Notificările de eroare sunt mereu active și nu pot fi dezactivate — sunt critice pentru conformitatea fiscală.

Dacă vii de la alt soft de contabilitate

Dacă ai folosit anterior un alt program de facturare (Oblio, SmartBill, FGO, SOLO sau altul), facturile emise acolo rămân valide — ele au fost deja trimise în SPV prin vechiul soft.

În ePsi, de acum încolo, vei emite facturi noi. Dar pentru facturile vechi, este important să păstrezi o arhivă proprie. Legislația fiscală obligă la păstrarea documentelor contabile timp de minimum 5 ani.

Unde păstrezi facturile vechi?

Recomandăm să descarci PDF-urile facturilor din vechiul program și să le încarci în Cabinet > Documente, în Google Drive-ul tău personal. Astfel ai toate documentele contabile într-un singur loc, organizate și la îndemână.

Întrebări frecvente

Cât costă semnătura electronică?

Între 50 și 200 RON/an, în funcție de furnizor. Varianta în Cloud este de obicei mai ieftină. COPSI oferă periodic coduri de reducere prin email membrilor cu cotizația la zi.

Pot folosi aceeași semnătură și pentru alte lucruri?

Da. Semnătura electronică funcționează pentru orice interacțiune cu ANAF (declarații, documente SPV) și poate fi folosită și pentru alte instituții.

Ce se întâmplă dacă nu trimit factura în 5 zile?

Riști o amendă de la 2.500 lei. De aceea recomandăm trimiterea automată — ePsi se asigură că facturile ajung la ANAF la timp.

Trebuie să fac ceva la fiecare factură?

Nu, dacă ai activat trimiterea automată. Emiți factura normal, iar ePsi o trimite singur în SPV. Verifică doar ocazional statusul din lista de facturi.