Ștergerea, anularea și stornarea facturilor
Introducere
Gestionează-ți cabinetul cu ePsi — calendar, clienți, facturi, totul într-un singur loc.
Cont gratuitÎn gestionarea facturilor pot apărea situații în care o factură a fost creată greșit sau trebuie corectată ulterior. În funcție de stadiul facturii și de impactul contabil sau fiscal, ai la dispoziție trei acțiuni diferite: ștergere, anulare și stornare. Fiecare are un scop distinct și se folosește în contexte specifice.
- Ștergerea este posibilă atunci când factura a fost creată în sistem, dar nu a fost încă emisă sau transmisă.
- Anularea se aplică unei facturi care a fost deja emisă, dar trebuie invalidată.
- Stornarea este procesul prin care corectezi o factură emisă prin generarea unei facturi de corecție cu valori negative.
Caracteristici importante pentru fiecare acțiune
Ștergerea facturii
Ștergerea se utilizează doar în situații limitate, atunci când factura a fost creată din greșeală, conține erori majore și nu ar trebui să existe în evidență — de regulă, când este încă în stadiu de draft sau nefinalizată.
Odată ștearsă, factura este eliminată complet din sistem, nu mai apare în listă și nu rămâne în evidențele contabile, fără impact fiscal sau contabil.
Atenție: se poate șterge doar ultima factură din serie. Ștergerea unei facturi intermediare ar încălca principiul cronologiei, care impune numerotarea consecutivă și fără întreruperi a documentelor.
Odată ștearsă, factura este eliminată complet din sistem, nu mai apare în listă și nu rămâne în evidențele contabile, fără impact fiscal sau contabil.
Atenție: se poate șterge doar ultima factură din serie. Ștergerea unei facturi intermediare ar încălca principiul cronologiei, care impune numerotarea consecutivă și fără întreruperi a documentelor.
Anularea facturii
Anularea poate fi necesară atunci când: factura a fost emisă cu informații incorecte, factura a fost emisă către clientul greșit, factura nu mai trebuie să producă efecte comerciale sau fiscale.
Odată anulată, factura rămâne în sistem, dar este marcată ca anulată, nu mai poate fi modificată sau utilizată,istoricul documentului este păstrat pentru audit și trasabilitate.
Odată anulată, factura rămâne în sistem, dar este marcată ca anulată, nu mai poate fi modificată sau utilizată,istoricul documentului este păstrat pentru audit și trasabilitate.
Stornarea facturii
Stornarea este necesară atunci când factura a fost deja emisă și înregistrată, iar ulterior trebuie corectate valori sau articole ori se anulează total sau parțial o tranzacție.
Sistemul generează o factură de storno — practic o factură nouă în care valorile din factura inițială sunt înscrise cu minus, astfel încât să fie compensate total sau parțial. Factura originală rămâne în evidență, iar corecția este realizată transparent prin acest nou document.
De exemplu, dacă ai transmis deja în SPV factura EPSI005 și trebuie să o anulezi, vei emite o factură de storno (EPSI006), care va corecta integral sau parțial factura inițială EPSI005.
Sistemul generează o factură de storno — practic o factură nouă în care valorile din factura inițială sunt înscrise cu minus, astfel încât să fie compensate total sau parțial. Factura originală rămâne în evidență, iar corecția este realizată transparent prin acest nou document.
De exemplu, dacă ai transmis deja în SPV factura EPSI005 și trebuie să o anulezi, vei emite o factură de storno (EPSI006), care va corecta integral sau parțial factura inițială EPSI005.
Stadiul facturii și acțiunile disponibile
| Stadiu factură | Acțiuni posibile | Exemplu |
|---|---|---|
| Draft / nefinalizată | ștergere | Factura este în stadiu draft și a fost creată pentru clientul greșit. |
| Emisă | anulare/ stornare | Factura a fost emisă, dar conține informații greșite (de exemplu cod fiscal sau adresă). |
| Emisă și înregistrată | stornare | Factura a fost emisă cu o valoare greșită sau trebuie corectată o poziție din document. |
Despre persoanele fizice
La crearea facturilor pentru persoane fizice, introducerea CUI-ului nu este necesară și poate fi completată cu „0000000000". CUI-ul devine obligatoriu doar în cazul facturilor care urmează să fie decontate prin CAS.
Impactul asupra numerotării facturilor
Păstrează-ți cabinetul organizat cu ePsi
Calendar, clienți, facturare automată și profil profesional public.
Fiecare acțiune are un efect diferit asupra numerotării documentelor:
- Ștergerea unei facturi aflate în draft nu afectează seria de facturi emise.
- Anularea păstrează numărul facturii în registrul documentelor, dar o marchează ca anulată.
- Stornarea generează o factură nouă, cu un număr diferit, care face referire la factura inițială.
Sfaturi pentru evitarea corecțiilor
Verifică datele clientului
Înainte de emiterea facturii, asigură-te că informațiile despre client sunt corecte: denumirea companiei sau numele clientului, codul fiscal sau CUI-ul, adresa de facturare.
Verifică serviciile facturate
Confirmă că toate pozițiile din factură sunt corecte: denumirea serviciului, cantitatea, prețul unitar.
Verifică valorile calculate
Asigură-te că valorile totale sunt corecte: subtotalul și totalul facturii.
Verifică data și seria facturii
Confirmă că data emiterii și seria de facturare sunt corecte înainte de a genera documentul.
Facturi Storno în SPV
Emiți Storno în ePsi
Din lista de facturi: Acțiuni > Storno. Se creează EPSI-00124 (storno pentru EPSI-00123).
Trimitere Automată SPV
EPSI-00124 (cu valori negative) e trimisă în SPV și legată de EPSI-00123.
Vizibilitate ANAF
ANAF vede că EPSI-00123 a fost anulată prin EPSI-00124. Soldul fiscal devine zero.
Notă
Facturile storno NU sunt o problemă. Dimpotrivă, arată ANAF că ești organizat și corectezi greșelile transparent (vs. a șterge facturi, ceea ce e ilegal).