Emiterea facturilor
Factura este un document fiscal care atestă prestarea unui serviciu și stabilește obligația de plată a beneficiarului. Pentru psihologii care desfășoară activitate independentă prin CIP sau SCPA, factura trebuie emisă atunci când:
Gestionează-ți cabinetul cu ePsi — calendar, clienți, facturi, totul într-un singur loc.
Cont gratuit- se încasează bani pentru ședințe sau evaluări
- se prestează un serviciu contra cost
- se livrează pachete de servicii
- se prestează servicii către persoane juridice
e-Factura — obligatorie din 2025
Toate facturile emise trebuie transmise electronic în SPV (Spațiul Privat Virtual al ANAF), indiferent de tipul beneficiarului. Termenul de transmitere este de maximum 5 zile calendaristice de la data emiterii. Nerespectarea atrage amenzi de la 2.500 lei.
ePsi automatizează acest proces: odată conectată semnătura electronică, facturile se transmit automat în SPV după emitere.
ePsi automatizează acest proces: odată conectată semnătura electronică, facturile se transmit automat în SPV după emitere.
1. Crearea unei facturi
Din secțiunea Contabilitate → Facturi, apeși pe Emite Factură. Formularul preia automat datele cabinetului și îți permite să selectezi clientul, serviciul și detaliile facturii. Poți emite trei tipuri de documente: Factură, Chitanță (pentru plăți cash) și Proformă.
Selectează clientul
Alegi clientul din lista existentă. Datele de identificare (nume, CNP/CUI, adresă) sunt preluate automat din fișa clientului.
Adaugă serviciile prestate
Selectezi serviciul, cantitatea, prețul unitar. Poți adăuga mai multe linii pe aceeași factură (ex: 4 ședințe + 1 evaluare).
Configurează detaliile
Data emiterii, scadența (1-60 zile), metoda de plată (cash, card, transfer bancar), seria de facturare și note suplimentare (mențiuni).
Generează și trimite
Apeși Generează Factura. PDF-ul este creat automat și poate fi trimis clientului pe email, WhatsApp sau printr-un link securizat de partajare.
Facturare din programări
Poți crea o factură direct din contextul unei programări finalizate — datele clientului și ale serviciului sunt pre-completate automat, economisind timp.
2. Structura Facturii
Factura generată conține toate elementele obligatorii conform Ord. ANAF 2634/2015:
| Element | Exemplu |
|---|---|
| Serie și număr | EPSI 00123 |
| Data emiterii | 15.03.2026 |
| Furnizor | Cabinet Individual Psihologie Popescu Ion, CIF 12345678, Str. Victoriei nr. 10, București |
| Client | Ionescu Maria, CNP 1234567890123, Adresa... |
| Servicii prestate | Consultație psihologică (50 min) — 200 RON |
| Total de plată | 200 RON |
În legătură cu persoanele fizice:
La crearea facturilor pentru persoane fizice, introducerea CUI-ului nu este necesară și poate fi completată cu „0000000000”. CUI-ul devine obligatoriu doar în cazul facturilor care urmează să fie decontate prin CAS.
3. Serie și Numerotare
Facturile trebuie numerotate cronologic și fără întreruperi conform legii.
Serie Unică (Recomandat)
O singură serie pentru toate facturile.
Numerotare: EPSI 00001, EPSI 00002, ..., EPSI 09999
Numerotare: EPSI 00001, EPSI 00002, ..., EPSI 09999
Serie Anuală
Seria se schimbă la fiecare an.
Numerotare: EPSI-2026/00001, EPSI-2026/00002, ...
La 1 ianuarie 2027: EPSI-2027/00001
Numerotare: EPSI-2026/00001, EPSI-2026/00002, ...
La 1 ianuarie 2027: EPSI-2027/00001
Sistemul nu permite duplicate sau numere lipsă (ex: nu poți avea 00123 și apoi 00125 fără să existe 00124).
4. Facturi Storno (Anulare)
Dacă emiti o factură greșită:
NU Șterge Factura
Conform legii, facturile emise nu pot fi șterse din evidență. Trebuie anulate printr-o factură storno.
Emite Factură Storno
Din lista de facturi: Acțiuni → Storno. Sistemul creează automat o factură nouă cu valori negative (ex: -200 RON).
Emite Factura Corectă
Acum poți emite factura corectă cu datele corecte.
Păstrează-ți cabinetul organizat cu ePsi
Calendar, clienți, facturare automată și profil profesional public.
Factură Storno vs. Notă de Credit
Factura storno = anulare totală (aduci factura la zero).
Nota de credit = anulare parțială (ex: returnare sumă pentru anulare consultație).
Nota de credit = anulare parțială (ex: returnare sumă pentru anulare consultație).
5. Registrul de Încasări și Plăți
Conform Legii Contabilității, cabinetele în regim de partidă simplă (majoritatea CIP-urilor) trebuie să țină un Registru Jurnal de Încasări și Plăți. ePsi generează automat acest registru:
| Data | Nr. Document | Client | Descriere | Încasări | Plăți | Sold |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 15.03 | EPSI-00123 | Ionescu M. | Consultație | 200 | - | 200 |
| 16.03 | EPSI-00124 | Popescu A. | Evaluare | 350 | - | 550 |
| 17.03 | - | Furnizor X | Chirie cabinet | - | 500 | 50 |
Export: PDF sau Excel, pentru contabil sau declarații fiscale.
6. Încasări și Metode de Plată
Pentru fiecare factură, marchezi metoda de încasare:
Numerar
Primești banii cash. Se generează automat o chitanță asociată facturii, iar plata se înregistrează în registrul de casă.
Card Bancar
Plată prin POS sau online. Factura se marchează ca încasată.
Transfer Bancar
Clientul plătește în contul IBAN al cabinetului. Marchezi manual încasarea.
7. Partajarea Facturilor
Fiecare factură poate fi partajată cu clientul prin mai multe metode:
- Email — trimite factura PDF direct pe adresa clientului din fișă
- Link securizat — generează un link protejat (HMAC-SHA256) care nu necesită autentificare; clientul poate vizualiza și descărca factura
- WhatsApp — trimite link-ul de partajare direct pe WhatsApp
8. Integrarea cu SPV (e-Factura)
După conectarea semnăturii electronice în ePsi, facturile sunt transmise automat în SPV. Din lista de facturi poți vedea statusul fiecărei facturi:
Trimis
Factura a fost transmisă cu succes în SPV și este vizibilă în sistemul ANAF.
Netrimis
Factura nu a fost încă transmisă. Poți retrimite manual din Acțiuni → Trimite în SPV.
Notificări SPV
ePsi te notifică automat prin email când:
O factură nu a putut fi trimisă în SPV (eroare)Primești o factură de la un furnizor în SPVSemnătura electronică este pe cale să expire
Notificările de eroare sunt
mereu active și nu pot fi dezactivate — sunt critice pentru conformitatea fiscală.
O factură nu a putut fi trimisă în SPV (eroare)Primești o factură de la un furnizor în SPVSemnătura electronică este pe cale să expire
Notificările de eroare sunt
mereu active și nu pot fi dezactivate — sunt critice pentru conformitatea fiscală.
Întrebări frecvente
Trebuie să emit factură pentru fiecare consultație?
Da, factura trebuie emisă și pentru persoanele fizice, juridice si guvernamentale (B2C,B2B,B2G)
Indiferent dacă clientul este persoană juridică sau fizică, prestarea unui serviciu trebuie documentată prin factură, conform legislației fiscale. Chitanța poate însoți plata în numerar, dar nu înlocuiește factura.
Indiferent dacă clientul este persoană juridică sau fizică, prestarea unui serviciu trebuie documentată prin factură, conform legislației fiscale. Chitanța poate însoți plata în numerar, dar nu înlocuiește factura.
Pot emite factura la finalul lunii pentru toate ședințele?
Da, dacă ai acord cu clientul. Emiți o factură cumulată: "Servicii psihologice luna martie 2026 (4 ședințe) — 800 RON".
Ce fac dacă uit să emit o factură?
O emiți retroactiv, cu data prestării serviciului. Sistemul permite acest lucru, cu o notă explicativă în registru.
Pot avea mai multe serii de facturi?
Da, dacă ai mai multe forme de exercitare (ex: CIP pentru consultații + SRL pentru training-uri). Fiecare entitate juridică are seria sa.